Comment se déroule un événement avec Megin
Hyrox, ATHX, CrossFit, course à pied, backyard ou votre propre format : de l'ouverture des inscriptions à la publication des résultats, avec un focus sur le jour J, le chronométrage et l'organisation des postes.
- 1Avant l'événement
- 2Le chronométrage
- 3Le jour J, heure par heure
- 4Qui fait quoi
- 5Ce que voient les athlètes et le public
Avant l'événement
Tout se prépare depuis l'administration de votre salle. Trois choses à faire, dans cet ordre.
Créer la compétition
Vous choisissez la discipline (Hyrox, ATHX, CrossFit, course à pied, backyard) et son format : les segments d'un parcours, les distances d'une course, ou les épreuves d'une compétition à points. Puis le nom, la date, le lieu, les catégories, les tarifs et le nombre de places. Quand c'est prêt, vous passez la compétition en « Inscriptions ouvertes » et votre site public se met à jour tout seul.
Recevoir les inscriptions
Les athlètes s'inscrivent sur votre site, seuls ou en équipe, et paient en ligne par carte ou sur place selon ce que vous autorisez. Chaque inscription arrive dans la liste des participants avec son statut de paiement. Vous y corrigez une catégorie, encaissez un paiement sur place ou ajoutez quelqu'un à la main.
Construire les départs
Megin répartit les dossards en vagues à partir de l'intervalle entre deux départs et du temps estimé de chaque athlète, pour qu'aucun atelier ne soit saturé. Vous ajustez l'ordre par glisser-déposer, puis vous publiez : chaque athlète reçoit son heure de départ par e-mail et la retrouve sur le planning public.
Le chronométrage
Megin chronomètre chaque segment de la course, et le total se calcule tout seul. Deux façons de prendre ces temps, qui se complètent.
Les juges, sur leur téléphone
Chaque juge ouvre la vue juges avec le mot de passe de la compétition. À son poste, il voit les athlètes attendus et valide le départ et la fin du segment d'une pression. Tous les juges voient le changement instantanément.
- Un juge par station, ou un seul juge en bord de zone.
- Suffit pour la plupart des événements.
Les puces RFID, automatiques
Chaque athlète porte un bracelet avec une puce à la cheville. À chaque passage sur le point de chronométrage, le temps est pris sans que personne n'appuie sur un bouton. Megin fournit, installe et surveille le système.
- Installation la veille ou le matin même.
- Les juges restent la sécurité.
Le parcours de l'athlète
- 01Il s'inscrit sur votre siteCatégorie, paiement, confirmation par e-mail. Il reçoit ensuite son heure de départ et un QR code.
- 02Il passe à l'accueilQR code ou nom, et il repart avec son dossard. Avec les puces, le bracelet lui est remis en même temps.
- 03Il part avec sa vagueÀ l'heure prévue au planning. Le chrono démarre au départ de la vague.
- 04Il courtChaque passage par le point de chronométrage, ou chaque validation d'un juge, enregistre le temps du segment.
- 05Il arriveSon temps total et ses temps par segment sont en ligne tout de suite, sur le live et dans son espace.
L'installation du système, par Megin
Avec les puces, nous venons installer le matériel et nous restons pendant la course. De votre côté, prévoyez :
- Un couloir de passage de 2 à 3 mètres de large, par lequel tous les athlètes passent entre deux segments, dans un sens ou dans les deux.
- Un emplacement dégagé autour de ce couloir : 1 à 2 mètres sans sleds, racks ni structures métalliques, qui perturbent la lecture.
- Une prise électrique à moins de 5 mètres du couloir, pour le boîtier et le lecteur.
- Une connexion internet : le WiFi de la salle (nom et mot de passe, sans page de connexion web), une prise réseau, ou à défaut le partage de connexion d'un téléphone.
- Un accès à la salle la veille, ou deux heures avant le premier départ.
- Une table à l'accueil pour la remise des dossards et des bracelets, avec une prise et le WiFi aussi.
Le reste est à notre charge : le boîtier chrono, les antennes, les bracelets, le calibrage et la surveillance pendant la course.
L'athlète passe, sa puce est lue, le temps est pris. Les antennes sont des panneaux sur les côtés du couloir ou des tapis posés au sol, selon la salle.
- La veille ou le matin même, comptez 1 à 2 heures pour l'installation et le calibrage. Rien ne bouge ensuite.
- Un seul point de passage suffit pour chronométrer tout le format, du premier au dernier segment.
- Puce manquée ? La régie valide le passage d'un clic, et un juge peut toujours saisir le temps.
Le jour J, heure par heure
Le déroulé type avec les puces. H est l'heure du premier départ.
Installer et calibrer
Megin
Nous posons le boîtier et les antennes sur le couloir de passage, puis nous calibrons : des passages test en courant, bracelet à la cheville, jusqu'à ce que tout soit lu avec de la marge. Si la salle n'est pas disponible la veille, on le fait le matin, deux heures avant le premier départ.
Accueillir et remettre les puces
Accueil
Le poste accueil ouvre le Check-in. L'athlète présente le QR code reçu par e-mail (ou donne son nom), l'accueil vérifie le paiement, lui remet son dossard et son bracelet, et scanne la puce : elle est attribuée à ce dossard, c'est tout. Si la puce est déjà attribuée à quelqu'un d'autre, le Check-in le dit tout de suite.
Armer le chrono
Megin
Nous armons le système et faisons un dernier passage test avec une puce attribuée. À partir de là, chaque passage compte.
Pendant la course
Régie, juges, Megin
La régie garde la page Scores ouverte : athlètes en course, segment en cours, arrivées et classement. Les juges suivent leur station sur leur téléphone ; avec les puces, ils n'ont rien à saisir mais peuvent reprendre la main à tout moment. Nous surveillons le système et validons un passage manqué d'un clic.
Clôturer
Organisateur
Les résultats sont publics dès l'arrivée, segment par segment. Vous récupérez les bracelets, exportez les classements en Excel, et la compétition passe en « Terminée ». Les athlètes gardent leurs temps dans leur espace.
Qui fait quoi
Quatre postes de votre côté, le chrono du nôtre. Chacun a sa page, et une seule personne peut en tenir deux.
Organisateur administration
Prépare la compétition, valide les inscriptions, publie les départs. Le jour J, garde un œil sur l'ensemble.
Accueil Check-in
Pointe les arrivées, encaisse les paiements sur place, remet dossards et bracelets, attribue les puces.
Régie Scores et TV
Suit la course sur la console, anime l'écran TV et ses messages, annonce les départs.
Juges vue juges, téléphone
Un par station, ou un seul en bord de zone. Saisissent les temps sans puces, vérifient avec.
Megin chrono, en option
Installe le système la veille ou le matin, calibre, arme, surveille pendant la course et rattrape les passages manqués.
Ce que voient les athlètes et le public
Votre site est lisible sur téléphone avant tout. Avant la course : la page de la compétition, l'inscription et le planning des départs. Pendant : le live, où chaque spectateur suit son athlète segment par segment, et l'écran TV dans la salle, avec les arrivées et vos messages. Le classement reste secret jusqu'à la fin : l'écran TV passe alors en podiums. Après : la page de résultats de chaque athlète, avec ses temps par segment, sa place et sa comparaison avec les autres.
